Importância do mapeamento de processos de TI

Importância do mapeamento de processos de TI

Se você possui uma empresa ou faz parte do time de TI, com certeza já deve ter se deparado com algum problema ou empecilho que causou atrasos e prejuízos a essa instituição. 

Para resolver esses problemas, é necessário que essa empresa disponha de um bom time de TI, bem como o mapeamento de processos de TI.

Visto que se trata de uma ferramenta imprescindível à resolução de problemas relacionados à área, bem como permite aprimorar todas as atividades que estão sendo desenvolvidas naquela instituição, tendo como consequência, a redução de gastos e aumento nos ganhos.

É  certo que muitas empresas de MSP (Managed Service Provider) não compreendem a importância que o mapeamento de processos de TI possui, sendo que ele poderia ser extremamente útil na hora da prestação de serviços, garantindo uma maior proatividade e qualidade dos serviços prestados. 

Se você quer saber mais sobre a importância desse processo, saiba que está no lugar certo. Nesse texto, falaremos um pouco mais sobre a importância do mapeamento de processos de TI e como fazê-lo de forma eficiente, portanto, continue conosco nessa leitura e saiba mais.

O que é um mapeamento de processos de TI?

O mapeamento de processos de TI é uma atividade que visa alcançar uma governança abrangente, ou seja, uma gestão eficaz do uso da tecnologia. 

Portanto, compreenda todo o caminho percorrido pelas atividades de cada área e o suporte de TI que ela dá às demais áreas da empresa. Isso é essencial na criação de padrões, pois nos permite verificar questões como riscos e oportunidades. 

Portanto, aponta o aprimoramento de cada processo de mapeamento e busca trazer mais valor. Além disso, o mapeamento de processos de TI pode ser considerado uma ferramenta importante para a conversão de atividades que visam aumentar a eficiência, não só para os clientes, mas também dentro do MSP.

Essa estratégia pode ser colocada em prática nos projetos de seus clientes, com o objetivo de entender como otimizar o uso da tecnologia. Além disso, em sua própria empresa, mapeie seu processo e busque melhorias. 

Portanto, há uma vasta aplicação do mapeamento de processos de TI, seja trabalhando de forma terceirizada para outras empresas, bem como aplicá-lo em seu próprio empreendimento, obtendo excelentes resultados na estrutura organizacional.

Quais são os impactos desse mapeamento?

Ao final do mapeamento dos processos de TI, o resultado será um documento completo sobre todas as atividades de responsabilidade ou suporte do departamento técnico. Desta forma, um melhor monitoramento pode ser realizado.

É preciso lembrar que não só o documento deve estar disponível no nível gerencial, mas também todos os técnicos devem ter acesso a ele. 

Bem, quando você encontra um problema e orienta as pessoas para trabalhar muito na resolução desse problema, a consequência disso é que ele poderá ser resolvido o quanto antes, de forma muito mais rápida do que se você não dispusesse de uma ferramenta capaz de identificá-lo. 

Tudo isso deve ser documentado e enviado a todas as pessoas que trabalham naquele local. 

Todas as informações analisadas e coletadas durante o mapeamento devem ser descritas no documento. E todas as pessoas do departamento de TI devem ser envolvidas em cada atividade. O mapeamento de processos de TI é uma ferramenta estratégica para qualquer pessoa que use serviços de tecnologia gerenciados. Dessa forma, promove o entendimento dos clientes e das atividades internas.

Em termos simples, podemos dizer que o gerenciamento de processos de TI, além de fornecer uma automatização das atividades, permite que os problemas e erros possam ser encontrados com maior facilidade, visto que o próprio sistema avisa o usuário sobre a ocorrência desses erros, bem como permite uma maior mobilização por parte das pessoas que participam do processo na hora de resolvê-lo.

Podemos ver esses impactos, na prática, na hora em que nos deparamos com problemas complexos. 

Esses problemas, demandam uma grande mobilização por parte dos funcionários e, caso não houvesse essa ferramenta de identificação, seria muito mais complicado identificar de que se tratava, bem como das ferramentas necessárias a sua resolução.

Como fazer um mapeamento de processos de TI de forma eficiente?

A seguir, separamos alguns passos importantes que devem ser aplicados na hora de criar este mapeamento, são eles:

Definição dos objetivos

Tecnologia não é mais apenas um departamento de suporte, mas uma área estratégica dentro da empresa. Portanto, o departamento e todas as suas ações devem ter o mesmo objetivo para toda a organização. 

Ou seja, o mapeamento dos processos de TI deve considerar não apenas os objetivos traçados de forma individual, mas também os objetivos de toda a empresa, o que tornará mais claros os ajustes.

Definir as saídas

As entregas de um processo, também conhecidas como saídas, são elementos úteis para as pessoas que usam a atividade (seja um cliente interno ou externo), seja ele tangível ou não. Dessa forma, é gerado valor para a cadeia interna de trabalho e para o negócio da empresa. 

A entrada é que o projeto, da mesma forma, tangível ou não, passará por transformação até que a entrega seja realizada. Identificar a entrada e a saída do processo também pode ajudá-lo a entender se ele está funcionando conforme o esperado.

Fazer a identificação de todas as atividades e dos componentes

As atividades envolvidas no processo definem como processar a entrada até que as entregas esperadas sejam produzidas. 

Componentes são recursos aplicados a cada atividade. O objetivo é desenvolver um plano de ação, cujo objetivo é determinar quais atividades devem ser realizadas dentro dos componentes existentes da empresa para melhorar as operações.

É neste ponto que podem ser determinados os pontos-chave, as necessidades de investimento e as necessidades de reformulação em cada procedimento.

Elencar todos os riscos

Outra grande responsabilidade daqueles que fornecem serviços gerenciados de TI é fornecer segurança das informações para seus clientes. Portanto, é importante listar os riscos no processo executado.

Verificar se há brechas no processo permite que você e sua equipe evitem ataques. Portanto, tome ações proativas para reduzir os riscos e evitar que sejam usados ​​por criminosos cibernéticos.